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Digi­ta­li­sie­rung als Weg hin zu einer effi­zi­en­te­ren und moder­nen Sozia­len Arbeit

05. August 2021 | Inno­va­ti­on & Digi­ta­li­sie­rung

Im Gespräch mit Joël Dun­and

Joël Dun­and unter­stützt als Dozent im Digi­tal­fo­rum der Pari­tä­ti­schen Aka­de­mie Ber­lin Mit­glie­der des Pari­tä­ti­schen Wohl­fahrts­ver­ban­des bei der Umset­zung der digi­ta­len Trans­for­ma­ti­on. Tobi­as Fit­ting ist als Bil­dungs­re­fe­rent für Digi­ta­li­sie­rung an der Pari­tä­ti­schen Aka­de­mie Ber­lin tätig. Die bei­den tra­fen sich online, um sich über die Digi­ta­li­sie­rung in der Sozi­al­wirt­schaft aus­zu­tau­schen.


Lie­ber Joël, vie­len Dank, dass du Dir die Zeit für ein Inter­view nimmst. Wie siehst du denn die aktu­el­le digi­ta­le Situa­ti­on der Sozi­al­wirt­schaft?


Hal­lo Tobi­as, Dan­ke für Eure Ein­la­dung zum Gespräch. Eine ers­te Sache, die sich ver­än­dert hat, ist dass wir jetzt auch unser Inter­view ganz selbst­ver­ständ­lich online machen. Die­se Selbst­ver­ständ­lich­keit gab es bis 2020 noch nicht.

Wenn ich die Fra­gen unse­rer Work­shop-Teil­neh­mer von vor und nach der Pan­de­mie ver­glei­che, wer­den zwei gro­ße The­men deut­lich: Das ers­te ist das mobi­le Arbei­ten und die digi­ta­le Akte. Wenn man zum Bei­spiel ambu­lant tätig

ist, möch­te man orts­un­ab­hän­gig auf digi­ta­le Akten zugrei­fen kön­nen. Auch im Bereich der Ver­wal­tung, oder der Abrech­nung ist das ein ganz gro­ßes The­ma gewor­den. Das zwei­te gro­ße The­ma ist die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Sowohl im Team unter­ein­an­der als auch mit Klient:innen. Bei uns im Kin­der­schutz­ver­ein ist die Online­be­ra­tung sehr wich­tig gewor­den. Wäh­rend der Pan­de­mie war der Bedarf nach zwi­schen­mensch­li­chem Aus­tausch sehr groß. Daher woll­ten wir ein­fa­che Zugän­ge für eine gute und daten­schutz­kon­for­me Kom­mu­ni­ka­ti­on schaf­fen. Wir woll­ten, dass Mee­tings wei­ter statt­fin­den kön­nen und alle wis­sen: „Was ist gera­de los? Wel­che Fra­ge­stel­lun­gen kom­men gera­de rein und wie kön­nen wir hel­fen?“ Daher brau­chen wir digi­ta­le Zugän­ge und digi­ta­le Vor­ge­hens- und Arbeits­wei­sen. Und hier sind auch die För­de­rer der Sozi­al­wirt­schaft gefragt. Man muss immer mehr doku­men­tie­ren, eben sta­tis­tisch nach­wei­sen und auf­be­rei­ten. Das sind fak­tisch Daten, die erfasst wer­den müs­sen, für die wir moder­ne Sys­te­me brau­chen, die es in der Sozi­al­wirt­schaft noch nicht aus­rei­chend gibt.

Oft man­gelt es auch an der Infra­struk­tur, deren Bedarf erst ein­mal klar benannt und erkannt wer­den muss.


Digi­ta­li­sie­rung bedeu­tet eben nicht nur, dass neue Com­pu­ter ange­schafft wer­den, son­dern vor allem braucht es eine Infra­struk­tur, WLAN im gan­zen Gebäu­de und natür­lich gute, siche­re und ver­läss­li­che Soft­ware. Die Orga­ni­sa­tio­nen müs­sen sich mit­tel- und lang­fris­tig fra­gen: Wie arbei­ten wir zusam­men? Wie pla­nen wir gemein­sam unse­re Ter­mi­ne und wie ver­tei­len wir die ver­schie­de­nen Auf­ga­ben unter­ein­an­der?


Der Bedarf an Digi­ta­li­sie­rung exis­tiert in allen Berei­chen der Sozi­al­wirt­schaft. Sei es die Kin­der­ta­ges­be­treu­ung, die ambu­lan­te oder sta­tio­nä­re Kin­der- und Jugend­hil­fe, die Sucht­prä­ven­ti­on oder Sucht­hil­fe. Alle benö­ti­gen ein­fa­che­re und schnel­le­re digi­ta­le Zugän­ge und Daten­er­fas­sung. Ein Groß­teil der Men­schen ver­bringt heu­te schon pri­vat viel Zeit mit dem Smart­pho­ne. Daher soll­ten Ange­bo­te der Sozi­al­wirt­schaft auch unbe­dingt mobil erreich­bar sein.


In der Pri­vat­wirt­schaft gibt es ja schon Kun­den­kon­ten, Chat­bots und ver­schie­dens­te Mög­lich­kei­ten der Kon­takt­auf­nah­me.


Wenn sich die Sozi­al­wirt­schaft davon inspi­riert als Ser­vice­an­bie­ter auf­stellt, wird es ihr leich­ter fal­len, mehr Leu­te zu errei­chen. Wir müs­sen in die­ser gro­ßen digi­ta­len Welt gefun­den wer­den und auf die indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­se der Men­schen ein­ge­hen. Dass wir jetzt so schnell und als gan­ze Gesell­schaft gelernt haben, ver­netz­ter zu arbei­ten, der Zugang zu Hilfs­an­ge­bo­ten digi­ta­li­siert wur­de, hat uns, trotz aller Anfangs­pro­ble­me 2020, schon ein gan­zes Stück wei­ter­ge­bracht.


Und wo siehst du da kon­kre­te Hür­den?


Tat­säch­lich, dass auf Sei­ten der Kos­ten­trä­ger oft noch nicht immer die Bereit­schaft besteht, moder­ne Wege zu gehen und zu finan­zie­ren. Es wird häu­fig noch eine Ori­gi­nal­un­ter­schrift des Kli­en­ten gefor­dert, den wir nur

online gese­hen haben. Vie­les muss wei­ter­hin per Post geschickt wer­den, obwohl die zustän­di­ge Mit­ar­bei­te­rin selbst im Home Office ist. Da wün­schen wir uns, dass dort schritt­wei­se benö­tig­te Schnitt­stel­len kom­men für Fach­soft­ware und die digi­ta­le Über­tra­gung. Dann kön­nen per Knopf­druck alle Mel­dun­gen gemacht wer­den und es bleibt mehr Zeit für das mensch­li­che Mit­ein­an­der.

Da steht also die ana­lo­ge Büro­kra­tie oft vie­len digi­ta­len Pro­zes­sen im Wege? Gut ist ja, dass es jetzt ein noch­mal ver­stärk­tes Bewusst­sein für die Wich­tig­keit des digi­ta­len Wan­dels gibt. Ich glau­be, vie­le Orga­ni­sa­tio­nen möch­ten ger­ne etwas machen, wis­sen aber gar nicht, wo sie anfan­gen sol­len und wol­len kei­ne fal­schen Ent­schei­dun­gen tref­fen. Was kön­nen wir jetzt direkt ange­hen, um den digi­ta­len Wan­del wei­ter vor­an­zu­trei­ben?

Da sehe ich klar die schon erwähn­te digi­ta­le Akte. Vie­le Trä­ger haben inzwi­schen unter­schied­lichs­te Pro­jek­te, die meist alle auch unter­schied­lich abge­rech­net wer­den müs­sen. Das lässt sich nicht mehr alles in Excel-Tabel­len abbil­den und kos­tet enorm viel Arbeits­zeit. Wenn wir künf­tig ein ver­netz­tes Pro­fil von Klient:innen haben, mit Ter­mi­nen und rele­van­ten Doku­men­ten und Stamm­da­ten, wird die Arbeit enorm erleich­tert. Ein Bei­spiel wären digi­tal doku­men­tier­te All­er­gien eines Kita-Kin­des oder auch die Tele­fon­num­mer der Eltern.

Da ist dann aller­dings das The­ma Daten­schutz sehr wich­tig. Was muss denn da kon­kret bedacht wer­den?

Das ist ein sehr wich­ti­ger Aspekt. Es braucht einen kla­ren Daten­ver­ar­bei­tungs­ver­trag mit dem Anbie­ter der Soft­ware, der die DSGVO berück­sich­tigt. Das ist ein umfang­rei­ches Doku­ment in dem klar gere­gelt ist, wer auf wel­che Daten wann zugrei­fen darf und wo die Daten kon­kret gespei­chert wer­den. Ver­schlüs­selt natür­lich. Des­we­gen emp­feh­le ich immer einen euro­päi­schen oder bes­ser deut­schen Anbie­ter, des­sen Ser­ver­struk­tur in Deutsch­land oder Euro­pa steht. Die Daten müs­sen auch klar lösch­bar sein, wenn sie nicht mehr benö­tigt wer­den. Ein moder­nes Sys­tem soll­te auch nur die Daten spei­chern, die es benö­tigt und kei­ne dar­über hin­aus.


Meta­da­ten zum Bei­spiel.

Genau. Nur die wich­ti­gen Daten. Nicht alle. Das ist natür­lich auch für die ein­zel­nen Nutzer:innen, egal ob in der Sozi­al­wirt­schaft oder der Pri­vat­wirt­schaft wich­tig. Es soll­te eine Art Kun­den­kon­to geben, in dem ich ganz trans­pa­rent sehe, was über mich gespei­chert wur­de. Hier braucht es einen fach­li­chen Aus­tausch und eine Hand­lungs­richt­li­nie in der Sozi­al­wirt­schaft.

Beim Daten­schutz ist der Fak­tor Mensch oft die größ­te Schwach­stel­le. Die Tech­nik ist inzwi­schen sehr fort­ge­schrit­ten, was mir aber nichts bringt, wenn durch einen nicht erkann­ten Phis­hing-Angriff, ein Pass­wort auf einer gefälsch­ten Sei­te ein­ge­ge­ben wird. Da kön­nen die Zugriffs­rech­te noch so sehr gere­gelt sein. Daher fin­de ich es wich­tig, dass alle in einer Orga­ni­sa­ti­on siche­re Pass­wör­ter ver­wen­den und auch mög­lichst eine Zwei-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung genutzt wird, sodass man mit dem Pass­wort allein nicht an Daten kommt.

Das ist eine tech­ni­sche Umset­zung, die viel Sicher­heit bie­tet. Eine Zwei-Fak­tor-Authen­ti­fi­zie­rung bedeu­tet, dass man auch ein zwei­tes Gerät als zusätz­li­che Anmel­dung braucht. Das kennt man vom Online-Ban­king. Ganz wich­tig ist aber, dass man noch­mal über­legt, wo eigent­lich unse­re Daten heu­te gespei­chert wer­den. Also immer wie­der der Hin­weis, dass wich­ti­ge Daten nur im Ein­zel­fall auf einen ein­zel­nen Ser­ver, der nicht in einem Rechen­zen­trum steht, gehö­ren. Da geht es dann mehr um die Daten­si­cher­heit, dass also nichts ver­lo­ren geht.

Da gab es eini­ge Medi­en­be­rich­te zu Erpres­sungs­ver­su­chen, bei denen gehack­te Ser­ver ver­schlüs­selt haben.

Dar­um ist man grund­sätz­lich bei einem pro­fes­sio­nel­len Anbie­ter siche­rer, da man selbst nie eine so siche­re IT-Infra­struk­tur auf­bau­en kann. Da wird dann auch genau fest­ge­hal­ten, was alles getan wird, um eine gute Abwehr bereit­zu­stel­len und in einem Ver­trag zur Auf­trags­da­ten­ver­ar­bei­tung fest­ge­hal­ten. Es ist viel wahr­schein­li­cher, dass der eige­ne Ser­ver in irgend­ei­ner Form kom­pro­mit­tiert wird, als dass es tat­säch­lich mei­ne Daten bei einem Anbie­ter trifft.


Ich möch­te noch­mal zum The­ma Cloud kom­men. Du bie­test bei uns ein For­mat zu Micro­soft Teams und Office 365 an. Wel­che Vor- und Nach­tei­le siehst du denn bei die­sem Ser­vice, der gera­de auch in der Sozi­al­wirt­schaft immer belieb­ter wird?

Micro­soft Teams und 365 ist in aller Mun­de, da es der Sozi­al­wirt­schaft kos­ten­güns­tig oder sogar kos­ten­frei bereit­ge­stellt wird. Das war und ist daher für vie­le das pas­sen­de Mit­tel zur Wahl. Das, was man bis­her auch in E‑Mails ver­schickt hat, kann man wun­der­bar auch bei Micro­soft Teams nut­zen und spei­chern. Inwie­weit sen­si­ble Daten und Noti­zen hier fest­ge­hal­ten wer­den, muss eine Orga­ni­sa­ti­on sehr gut prü­fen. Micro­soft hat einen sehr guten Daten­schutz. Aber man kann lei­der immer noch nicht wirk­lich sagen, was mit all den Daten, gera­de den Meta­da­ten, pas­siert. Also mein Fazit: Für das Kol­la­bo­ra­ti­ve Arbei­ten, To-Do-Lis­ten, Ter­min­pla­nung und die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ist es sehr emp­feh­lens­wert. Par­al­lel dazu soll­te es noch eine ande­re Soft­ware für die sen­si­blen, schüt­zens­wer­ten Daten geben. Und das kann ja dann noch mit ande­ren Tools wie Miro ergänzt wer­den.

Dazu wird es bei uns auch Work­shops geben, in denen eini­ge Tools, die sich bewährt haben, vor­ge­stellt wer­den. Außer­dem wird es nächs­tes Jahr neben dei­nem Ein­füh­rungs­for­mat zu Teams und Office 365 auch ver­tie­fen­de Schu­lun­gen dazu geben.

Wenn wir noch etwas mehr in die Glas­ku­gel schau­en, wird es auch Fach­soft­ware und auch Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware geben, die eine aus­ge­klü­gel­te Ter­min- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung hat, wo auch vie­les auto­ma­ti­siert wird und das zum Bei­spiel mit der Leis­tungs­er­fas­sung ver­knüpft wird. Da arbei­ten wir der­zeit an einer Soft­ware, die das auf ein höhe­res Level hebt und dann Auf­ga­ben klein­tei­li­ger nach Zustän­dig­kei­ten ver­teilt wer­den kön­nen.

Das ist dann noch­mal ein ganz neu­es digi­ta­les Arbei­ten. Bis dahin ist Teams sicher­lich eine sehr gute Zwi­schen­lö­sung, um über­haupt in die­ses ver­netz­te Arbei­ten zu kom­men, statt sich immer Datei­en hin und her zu mai­len. Wir haben uns auch noch ein neu­es For­mat mit dir aus­ge­dacht: „Die digi­ta­le Zukunft der Sozia­len Arbeit – Impul­se für Ihre Orga­ni­sa­ti­on“.

Das neue For­mat soll Impul­se geben. Wie fin­det man eigent­lich her­aus, wo man gera­de in der Digi­ta­li­sie­rung steht? Was ist schon tech­nisch mög­lich? Sei­en es Anmel­de­ver­fah­ren für Klient:innen, Bewer­bungs­ma­nage­ment oder

ein über­sicht­li­ches Abrech­nungs­ver­fah­ren. Das For­mat soll dabei hel­fen, die ers­ten Schrit­te zu gehen und Bedar­fe zu erken­nen. Es beant­wor­tet Fra­gen und gibt Ori­en­tie­rung zu den kon­kre­ten Bil­dungs­an­ge­bo­ten der Pari­tä­ti­schen Aka­de­mie Ber­lin.

Idea­ler­wei­se hilft das dann den Teil­neh­men­den, gezielt pas­sen­de Bil­dungs­an­ge­bo­te bei uns zu fin­den. Sei­en es For­ma­te wie „Digi­tal Lea­ders­hip“ und „Digi­ta­le Füh­rung und Trans­for­ma­ti­on“, in denen es um Digi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gien für Orga­ni­sa­tio­nen geht, oder Schu­lun­gen für kon­kre­te Tools. Oder auch Work­shops, die hel­fen, Digi­ta­li­sie­rung, digi­ta­le Pro­zes­se oder auch das Prin­zip Cloud nach­zu­voll­zie­hen. Social Media und Open Source wer­den wir eben­falls behan­deln.

Digi­ta­li­sie­rung ist nicht das Ziel, son­dern der Weg hin zu einer effi­zi­en­te­ren und moder­nen Sozia­len Arbeit, die auch gera­de die Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­te­rin­nen ent­las­tet. Wenn wir digi­ta­le Instru­men­te klug und weit­sich­tig ein­set­zen, kön­nen sie uns wirk­lich assis­tie­ren. Unterm Strich bleibt dann mehr Zeit für die Din­ge, für die wir in der Wohl­fahrt ja eigent­lich bren­nen: Das mensch­li­che Mit­ein­an­der und die Für­sor­ge. Und dafür ist Digi­ta­li­sie­rung ein wun­der­ba­rer Weg und bie­tet tol­le Instru­men­te. Mit dem Digi­tal­fo­rum kön­nen wir auch noch mehr in den Aus­tausch unter­ein­an­der kom­men. Denn am bes­ten wird es, wenn wir das gemein­sam machen und ein­an­der unter­stüt­zen.

Da kann ich dir nur bei­pflich­ten. Wenn wir Digi­ta­li­sie­rung nicht mehr als die gro­ße zu bewäl­ti­gen­de Her­aus­for­de­rung ver­ste­hen, son­dern bewusst die Chan­cen und Mög­lich­kei­ten erken­nen und dar­auf hin­ar­bei­ten, kann dies sehr gewinn­brin­gend für uns alle sein.


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Joël Dun­and stu­dier­te Infor­ma­ti­ons- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ma­nage­ment an der SRH in Ber­lin und arbei­te­te von 2006 bis 2014 in Chen­nai, Kal­kut­ta und Lon­don in der Soft­ware­ent­wick­lung, im Pro­jekt­ma­nage­ment und im Busi­ness Deve­lo­p­ment. Als Geschäfts­füh­rer des Sozi­al-The­ra­peu­ti­schen Insti­tuts Ber­lin-Bran­den­burg e.V. (STIBB) führ­te er die Moder­ni­sie­rung und digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on der Orga­ni­sa­ti­on durch. Sein Stu­di­um an der Pari­tä­ti­schen Aka­de­mie Ber­lin schloss er mit sei­ner Mas­ter­ar­beit zur Bedeu­tung der Digi­ta­li­sie­rung für Orga­ni­sa­tio­nen ab.


Die Jugend von Tobi­as Fit­ting war von digi­ta­len The­men geprägt, als das Inter­net für die meis­ten noch Neu­land war und Boris Becker sich mit den bekann­ten Wor­ten „Ich bin drin!“ auch erst­mals im Inter­net beweg­te. Er han­tier­te mit Com­pu­tern, lern­te die Online-Video­spiel­wel­ten ken­nen und beschäf­tig­te sich mit Linux. Tobi­as Fit­ting stu­dier­te Poli­tik­wis­sen­schaft und Film­re­gie und war meh­re­re Jah­re in der Film- und Medi­en­bran­che tätig.

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